Kommunalrådets bästa tips

Det säger Håkan Emqvist, sedan juni 2020 klubbchef och vd på Kungsbacka GK. Han har identifierat över 800 aktiviteter som behöver genomföras, men som saknar resurser.

– Den där ”någon” finns oftast inte, och då hamnar det på mitt bord. Att illustrera vilka behov som finns ger oss en möjlighet att prioritera i vilken ordning vi väljer att genomföra aktiviteterna och att tillsätta de resurser som krävs, fortsätter Emqvist.

Håkan Emqvist är utbildad vatten- och miljöingenjör och inbiten golfare. Han hade arbetat som projektledare ett antal år på danska Ramboll, en konsultfirma inom samhällsbyggnad innan han började som klubbchef på Kungsbacka Golfklubb söder om Göteborg våren 2020.

I sitt konsultuppdrag gick han från projekt till projekt.

– På klubben kan jag mer kontinuerligt jobba med utveckling och drift på en och samma plats med en längre tidshorisont.

– Även om det var okänd terräng hade jag ändå en förståelse för att golfklubben är en komplex organisation med många viljor. Här behöver man som chef ha en väldigt stor verktygslåda.

Vem ska göra jobbet?

Med vana att driva projekt har Emqvist skapat ett så kallat Gantt-schema – ett flödes- och aktivitetsschema som redovisar vad som behöver göras återkommande veckovis, månadsvis, kvartalsvis, halvårsvis och årsvis på klubben.

Det kan vara allt från styrelse- och personalmöten, medarbetarsamtal, genomgångar av brandskydd till att kommunicera med medlemmar och uppdatera hemsidan.

I Gantt-schemat har Emqvist identifierat cirka 830 önskvärda aktiviteter som delvis saknar en tilldelad resurs. Exempelvis kontakter med sponsorer, samordning med kommittéer och styrelser, att sondera kring tillstånd för kameraövervakning eller samordna service av ventilationssystem.

Alltså – vem ska göra jobbet?

– Ungefär 250 av dessa aktiviteter kan läggas ut på andra i klubben, men övriga närmare 600 landar på mig och övrig personal. Då gäller det att prioritera, vad är viktigast?

Elva värdeskapande områden

Håkan Emqvist har även tillsammans med styrelsen introducerat något klubben kallar värdeskapare. Dessa elva är banor, träningsområden, fastigheter, ekonomi, organisation, golfakademin, tävlingar, kommunikation, shop, restaurang och miljö.

– Varje styrelseledamot har fått sitt område att driva tillsammans med en ägare av värdeskaparen, och det finns en plan för varje område.

– Vi har definierat styrkor och svagheter, tagit fram ett nuläge och lagt kort- och långsiktiga mål, planerat aktiviteter som ska tidsättas och budgeterats, berättar Emqvist.

Han säger att det innebär en viss avlastning att styrelsen medverkar i uppföljningen och en trygghet i att hela klubben arbetar mot gemensamma mål.

Dessutom har han skapat ett årshjul, där han lagt in kansliet, banan och alla återkommande möten i tre olika cirklar.

En fälla

– Den här planen tar jag stöd i när vi behöver prioritera olika aktiviteter, och under vilken tid på året vi ska utföra dem. Men det är enkelt att säga, svårare att genomföra, säger Emqvist och illustrerar det med ett exempel.

– Vi skulle bygga en ny studio och hade avdelat de resurser som krävdes. Vad vi inte tagit höjd för var att bygget innebar att en putting green behövde flyttas. Plötsligt behövde vi också lägga resurser på detta, vilket innebar att andra projekt fick läggas åt sidan, säger han och fortsätter:

– Den fällan ska vi aldrig gå i igen, man måste våga säga nej, både till sig själv och andra. Vi har begränsade resurser och behöver alltid ställa oss frågan ”Vem är resursen här?” innan vi drar i gång en aktivitet. Det är personalen som kommer i kläm annars.

Arbetsmiljön måste prioriteras högt

Som klubbchef i föreningen och vd i bolaget vilar arbetsmiljöansvaret tungt på Håkan Emqvist, ett ansvar han är medveten om och tar på fullt allvar. Men han har också sett att fokus på personalens arbetsmiljö inte tidigare varit en naturlig del av golfklubbens kultur.

Detta är dock något man håller på att förändra på Kungsbacka GK och alla, inklusive styrelse och kommittéer, är överens om att personalens arbetsmiljö ska vara ett högt prioriterat område i verksamhetsplaneringen, menar Emqvist.

”Det är jag som är avdelningarna”

– Det kan handla om att man saknar vana från att behöva hantera dessa frågor från sitt eget yrkesliv, att man haft en HR-avdelning, en IT-avdelning, en ekonomiavdelning och så vidare som skött allt detta.

– Här på klubben är det jag och övrig personal som är alla dessa avdelningar, plus lite till, säger han och pekar på paketet med ouppackade dynor till utemöblerna, som ligger på hans kontor.

– De har jag också beställt och det är även jag som packar upp och lägger ut dem.

Klubbens befattningsbeskrivningar överensstämmer därför inte alltid med verkligheten och i samarbete med klubbens nya ordförande Måns Palmgren håller de på att uppdateras.

– Min nuvarande befattningsbeskrivning skulle egentligen kunna splittas på tre personer för att alla uppgifter skulle genomföras på ett tillfredsställande sätt, samtidigt som vi vill ge medlemmar och gäster bästa möjliga service. Ett av våra övergripande mål är att vi ska ge den bästa upplevelsen för varje medlem och gäst, varje gång, förklarar Emqvist.

"Ekvationen går inte alltid ihop"

I en medlemsstyrd organisation som Kungsbacka GK efterfrågas ofta en hög finish på banan, men till låga kostnader för att hålla medlemsavgifternas avgifter nere, samt en begränsning av antalet medlemmar för att öka tillgängligheten till banan.

– Jag förstår det resonemanget, självklart vill man spela en bra bana till så låg kostnad som möjligt. Men sänkta kostnader riskerar att innebära lägre löner, sämre miljö, fler arbetstimmar per anställd och i förlängningen en lägre finish på både banor och fastigheter.

– Den ekvationen går inte alltid ihop och det är mitt jobb att kommunicera ut till medlemmarna klubbens vision och värdegrund, säger Håkan Emqvist.

Tips! Se ett reportage med Håkan Elmqvist i Pitchavsnittet om klubbchefens utsatta roll: 

Peter Stenberg har varit klubbchef på Gävle GK i tio år och innan dess flera år på Älvkarleby GK. Han erkänner villigt att han tyckte sig kunna en del om arbetsmiljöfrågor innan de gick utbildningen.

– Men utbildningen blev en ögonöppnare. Innan var vi inte bättre än någon annan, säger han och menar att det numera borde vara en självklarhet för golfklubbar att jobba med arbetsmiljöfrågor.

Inte dokumenterat

– Egentligen är det en ickefråga om man ska jobba med arbetsmiljöfrågor eller inte eftersom det här bara måste finnas. Inte diskuteras, utan göras. Där måste ordförande och styrelse vara tuffa. Det ska inte vara OK att man ”inte har hunnit med”.

Peter Stenberg är både klubbchef i Gävle GK och vd i Gävle Golf AB, vilket gör att han är personligt ansvarig för arbetsmiljön för all personal anställd i driftbolaget, som sommartid är cirka 25 personer. Uppdraget kring arbetsmiljön har han delegerat till nuvarande course manager Lasse Nyholm, som gick arbetsmiljöutbildningen hösten 2019 i Falun.

– Egentligen har vi pratat arbetsmiljöfrågor varje dag i alla år men vi har inte haft det dokumenterat, utom närmast anhöriga och årlig genomgång av varje maskin, säger Nyholm och visar upp en pärm, där han kopierat anläggningens alla golfhål från banguiden och markerat riskfyllda områden. I pärmen finns även en krishandbok, en riskanalys, åtgärdsplan, närmast anhörig för varje anställd, och så vidare.

Sätta sig in i riskfyllda moment

– Den här pärmen går jag igenom med alla nyanställda. De minns naturligtvis inte allt, och man får man vara på dem och påminna hela tiden, säger Nyholm, och säger att arbetsmiljöarbetet med att göra riskanalyser, etc, egentligen inte tar särskilt lång tid, men är något man främst jobbar med höstar och vårar.

Peter Stenberg anser att det är ett måste att klubbchef och banchef jobbar som ett team i de här frågorna eftersom det är främst på bansidan som de fysiska arbetsmiljöriskerna är höga.

– Kommer man i gång får man med sig personalen, annars är det lätt att man får dem emot sig. Vi sätter oss in i riskfyllda moment på ett annat sätt i och med att vi jobbar mer strukturerat med frågorna och har dokumentationen. Vi har haft incidenter under årens lopp på våra banor och kan bara tacka högre makter att inget hemskt har hänt, säger han och fortsätter.

– En olycka kan naturligtvis hända när som helst, även om vi vidtagit försiktighetsåtgärder och informerat banarbetare om riskfyllda områden, men skulle något hända vet vi i alla fall att vi inte har varit delaktiga i olyckan på grund av att vi slarvat.

Peter Stenberg visar sin digitala mapp på datorn med excel-filer och worddokument, som han förändrat så de passar just Gävle GK. Här ligger bland annat en krishandbok, riskanalys, åtgärdsplaner, introduktionshäfte för nyanställda.

Banorna stängda vissa morgnar

– I åtgärdsplanen grönmarkerar vi allteftersom vi har utförd åtgärder och vi sätter datum för när vi gjort uppföljningar i det kontinuerliga säkerhetsarbetet.

För att undvika risker för banarbetarna håller den ena 18-hålsbanan Avan stängd på måndagar till klockan 10, och likadant den andra 18-hålsbanan Gamla banan på onsdagar. En vecka i månaden förlängs den stängningen till kl. 15.00. Allt för att banarbetarna ska få genomföra vissa arbeten i lugn och ro. Det ger både trygghet och effektivitet i arbetet.

Men vissa områden är riskfyllda och är svåra att åtgärda. En sådan plats är hål 14 på Gamla banan. Utslagen från tee landar oftast på den höga kullen efter halva fairway. Greenen ligger på andra sidan kullen och går inte att se från tee.

– Här finns en reell risk att träffa den som klipper där greenen, antingen om man slår långt, eller om klipparen är på väg därifrån. Vi funderar på att sätta ut en skylt som markerar att klippning pågår, men vi behöver hitta en bra rutin för detta, säger Nyholm och Stenberg.

– En bra sak är att vi har börjat samarbeta med Anticimex. De gör en årlig genomgång av brandskyddet på maskiner och byggnader, tittar på el, brandsläckare, skräp som samlats runt byggnader, och så vidare. Vi planerar också en hjärt-lungutbildning för shop och restaurang.

Se filmen där klubbchefen och lokalpolitiker berättar hur golfen kan visa på sin viktiga plats i lokalsamhället genom att inleda samtal och vara lyhörd.