Styrelsen har fått ett värdefullt dokument att använda sig av när det gäller att göra rätt vägval vid rekryteringar.

Lär dig att rekrytera på ett riktigt sätt

Att hitta rätt man eller kvinna till rätt plats på anläggningen eller i klubben kommer att bli allt viktigare i framtiden. Svenska Golfförbundet har därför i samarbete med Ola Rönngårdh på Harvest & Baker Executive Search Scandinavia AB ställt samman en guide för att assistera styrelser i sitt rekryteringsuppdrag.

För att framgångsrikt driva en golfanläggning på 2000-talet behöver man se till att ha rätt person på rätt plats. Att rekrytera nyckelpersoner till verksamheten; klubbchef, banchef och tränare, kan därför vara både en komplicerad och, samtidigt för klubbens framtid, oerhört viktig process.

- Dokumentet är en del i SGF:s rådgivnings- och serviceupdrag till medlemsklubbarna. Vi hoppas att guiden bidrar till mer kunskap om rekryteringsprocessen och fler framgångsrika rekryteringar av nyckelpersoner till golfklubben, säger Thomas Bergman som arbetar med klubbservice på förbundets avdelning Klubb och Anläggning.

Varje rekrytering är en process som innehåller risken att man gör misstag och i slutänden väljer fel, står det bland annat i dokumentet som går att ladda ber i pdf-format (se nedan). Och det fortsätter:

Alla som driver verksamheter vet vad det kostar, inte bara i pengar, när en rekrytering inte har fungerat. Den undersökning som delvis ligger till grund för guiden visar att Golfsverige generellt sett visar brister vid rekryteringar. Det finns givetvis undantag med klubbar som arbetar professionellt genom hela kedjan av åtgärder för att lyckas.

Guiden är tillämplig för rekrytering av personer med verksamhetskritisk kompetens (nyckelpersoner). En viss vikt ligger på rekrytering av den exekutiva rollen vd/klubbchef, då den i regel är mest utsatt.

Från den undersökning som gjordes försommaren 2010 kan man dra slutsatsen att färre än hälften av klubbarna är riktigt bra på att hantera och uppdatera sina dokument och styrinstrument. De har mycket god kontroll över förutsättningarna för att leda och fördela arbetet inom verksamheten och har god kunskap om vilka instruktioner och målsättningar som gäller. De arbetar också efter ett rullande program med långsiktiga och kortsiktiga mål med väl definierade och finansierade aktivitetsmål.

Mindre lyckade rekryteringar grundläggs redan i att klubbens dokument och planer inte håller särskilt hög nivå. Rekrytering av vd/klubbdirektör/klubbchef är extra känsligt av just dessa skäl.
Ju mindre tydliga och relevanta underlagen är, desto större blir glappet i kunskaper och attityder hos företrädarna för verksamheten, inte minst styrelsen. Förutsättningen för en bra rekryteringsprocess (och inte bara den) är alltså att instruktioner och måldokument är uppdaterade och förankrade.

Det finns i princip två lägen inför beslut om att rekrytera: Situationen är kontrollerad och rekryteringen kan planeras och genomföras utan större oro för verksamheten, eller så uppstår behovet akut med risk för dålig kontroll över händelseförloppet.

Kontrollerat är det när man i god tid vet att en nyckelperson skall sluta och att sista arbetsdagen ligger sex månader eller längre framåt i tiden.

Till kontrollerat hör också beslut om att byta ut en nyckelperson som resultat av ett genomtänkt motiv. Inte nödvändigtvis för att man är missnöjd, men till exempel att klubbens utveckling förutsätter annan kompetens och erfarenhet för att lösa nya uppgifter.

Det händer att klubbar inte alltid förstår det juridiska läget och vad arbetsmarknadens regler föreskriver. Ta därför regelmässigt kontakt med relevant arbetsgivarorganisation (till exempel SLA) inför beslut om en uppsägning. Ogiltig grund kostar och kan försätta klubben i ett sämre läge än det man hade för avsikt att lösa med uppsägningen.

Exempel på ett akut läge med risk för dålig kontroll över processen är när en nyckelperson oväntat deklarerar att denne skall sluta. Tittar man bakom orsaken till uppsägningen hittar man ofta ett misslyckande från klubben.

En plötslig uppsägning föregås i de flesta fall av signaler om initiativ till en lösning/förändring/vägval.

Ett vanligt scenario, enligt undersökningen, är att den anställde känner sig vid vägs ände: ”Det händer ingenting av det vi kom överens om”, ”jag vet inte vem som bestämmer längre, det är för många som ska vara med och lägga sig i”, och så vidare.

Ett ”avhopp” bottnar ofta i bristande engagemang och förmåga från ledning/styrelse att lösa problemet på ett för båda parter tillfredsställande sätt.

Men nyckelpersoner kan också underprestera. Resultaten uteblir, uppgifter missköts, ledarskapet svajar, kemin är dålig: Styrelsen är kritisk ”det här fungerar inte, vi måste byta ut XY”. Men som sagts innan, ta reda på vilka regler som gäller innan beslut.

Situationen är inte ovanlig, men är tyvärr också ett exempel på ett misslyckande. Orsaken kan oftast spåras bakåt till något man missade i den process man drev när vederbörande en gång rekryterades. Olyckor, sjukdom och förändrade sociala förhållanden är egentligen de enda acceptabla skälen till att klubben ska hamna i ett akut oplanerat rekryteringsbehov.